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POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Política de tratamiento de datos

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IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO  S.A.S.

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. está comprometida con la protección de los Datos Personales que Trata en calidad de Responsable. Por lo tanto, en este documento se encuentra consignada la Política de Tratamiento de la Información (en adelante la “Política de Privacidad”) de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. de conformidad con lo establecido en la Ley No. 1581 de 2012, el Decreto No. 1377 de 2013 y las demás normas vigentes y aplicables en materia de protección de Datos Personales en el territorio colombiano.

Dentro de la presente Política de Privacidad se incluirán, entre otros: la plena identificación de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales; el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales; la finalidad del Tratamiento; los derechos de los Titulares cuyos Datos Personales son Tratados y el procedimiento para ejercer los mismos; el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares; y la fecha de entrada en vigencia de la Política de Privacidad.

El contenido de esta Política de Privacidad será aplicable para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes, Potenciales Clientes, Candidatos, Empleados actuales o/y antiguos, Contratistas y/o Proveedores.

Al Autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por cualquiera de los medios dispuestos por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. para ello, usted declara que: (i) cuenta con la capacidad y facultades suficientes para otorgar la Autorización; y (ii) ha leído cuidadosamente este documento y está de acuerdo con todo lo aquí estipulado.

  1. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de dichos Datos Personales;

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de los datos de identificación del Responsable, la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales;

  • Base(s) de Dato(s): Conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de tratamiento;

  • Candidatos: hace referencia a las personas que aplican y participan en los procesos de selección para trabajar en IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.; 

  • Contratistas-Proveedores: Hace referencia a las personas que realizan labores profesionales o técnicas en calidad de proveedores de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.;

  • Clientes: Se trata de cualquier persona, natural o jurídica, que realice cualquier negocio jurídico con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.

  • Dato(s) Personal(es): Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

  • Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes (Datos Personales NNA): Son los Datos Personales de los menores de edad, cuyo Tratamiento deberá ser autorizado por el Representante Legal, sin perjuicio de que el niño, niña o adolescente ejerza su derecho a ser escuchado. El Tratamiento de dichos datos está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento responda al interés superior del menor y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales;

  • Dato(s) Sensible(s): Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

  • Empleados: Hace referencia a las personas que tienen una relación laboral con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.;

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

  • IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. MVR: Hace referencia a la IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., sociedad debidamente constituida bajo las normas colombianas, identificada con NIT No. 901.837.532-8  domiciliada en la Calle 176 No 54 15 de Bogotá,  con correo electrónico 

  • Página Web: Hace referencia a la página principal de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., disponible a través del enlace https://www.impactolegalestrategico.com/ , y a todas las subpáginas en ella contenidas; 

  • Política de Privacidad: Hace referencia al presente documento, mediante el cual IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de sus Titulares pone en conocimiento, como mínimo, la información a la que hace referencia el Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012;

  • Potencial Cliente: Se refiere a cualquier persona, natural o jurídica, con la que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. tenga contacto con la finalidad de ofrecerle, enseñarle o/y facilitarle información respecto de uno o más proyectos inmobiliarios;

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para este caso IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.;

  • Transferencia: Esta tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

  • Titular: Persona natural, dueño de los Datos Personales que se recolectan por el Responsable del Tratamiento o el Encargado y quien se puede identificar con la información personal que entrega y puede ejercer sus derechos legales frente al Tratamiento de la misma.

  1. SOBRE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. es una sociedad comercial legalmente constituida bajo la legislación colombiana, domiciliada en la Calle 176 No. 54-15 en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con NIT No. 901.837.532-8 y cuyas actividades económicas se componen por: 1. Prestar servicios de asesoría jurídica en todas las ramas de derecho y actuar como gestora de negocios y representante de empresas y empresarios nacionales y extranjeros, sean personas naturales o/y jurídicas, para lo cual los profesionales del derecho a ella vinculados podrán actuar como abogados y consejeros legales y prestar asesoría y asistencia legal en todas las ramas del derecho, a toda clase de clientes públicos y privados, en Colombia y en el exterior, 2. Podrá adelantar y celebrar todos los actos lícitos de comercio y en especial los siguientes actos y contratos: Participar como socio, partícipe, no gestor en todo tipo de proyectos inmobiliarios, comerciales y de finca raíz 3. celebrar con establecimientos de crédito y con compañías aseguradoras, toda clase de operaciones propias de su objeto social principal y complementario y las demas escritas en el certificada de existencia y representación legal.

  1. SOBRE LA PRESENTE POLÍTICA DE PRIVACIDAD

    1. Ámbito de aplicación de la Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad es aplicable a todo Tratamiento de Datos Personales realizado por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento y a aquellos terceros Encargados autorizados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. en relación con los Datos Personales de Clientes, Potenciales Clientes, Candidatos, Empleados (actuales y antiguos), Proveedores, Contratistas, Personal de entidades financieras vinculadas con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., entre otros. La Política de Privacidad ha sido fijada y será aplicada conforme a las normas relativas a protección de Datos Personales en Colombia, entre ellas la Ley No. 1581 de 2012 y el Decreto No. 1377 de 2013.

  1. Aplicación de la Política de Privacidad por parte de terceros Encargados

En caso de que así se requiera, y cuando el Titular otorgue Autorización para ello, será posible que terceros Encargados autorizados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. realicen el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.. Para ello, estos terceros Encargados del Tratamiento de los Datos Personales están obligados a dar estricto cumplimiento de esta Política de Privacidad y, por lo tanto, deberán implementar todas las medidas técnicas y administrativas para garantizar un igual o mayor estándar de protección de los Datos Personales sujetos a Tratamiento. Por su parte, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. tomará las medidas necesarias y razonables para garantizar la protección de los Datos Personales que sean Tratados por cuenta suya.

  1. Alcance y contenido de la Política de Privacidad

La Política de Privacidad contiene los términos y finalidades con base en la cual se realizará la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier otro tipo de Tratamiento respecto de los Datos Personales. En esta Política se establecen también las condiciones de seguridad bajo las cuales serán Tratados los Datos Personales, al igual que los procedimientos preestablecidos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales de conformidad con las normas aplicables para ello. 

En general, en esta Política de Privacidad se encuentran algunos de los mecanismos dispuestos por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data, mediante el adecuado cumplimiento de la Ley No. 1581 de 2012, en especial, respecto de la atención de consultas y reclamos.

  1. SOBRE LOS DATOS PERSONALES QUE SERÁN TRATADOS

    1. Datos Personales de Clientes y/o Potenciales Clientes

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. podrá recolectar y Tratar -sin limitarse a- los siguientes Datos Personales de sus Clientes y Potenciales Clientes:

  • Nombre completo

  • Número y fotocopia de la cédula o/y el documento de identidad del cliente, sea pasaporte o cualquier otro.

  • Celular y número de telefonía fija.

  • Correo electrónico

  • Dirección de residencia y laboral

  • Estado civil

  • Cuenta bancaria (este Dato sólo se le solicitará a Clientes)

  • Carta de aprobación de crédito (este Dato sólo se le solicitará a Clientes)

  • Historial crediticio (este Dato sólo se le solicitará a Clientes)

  • Datos biométricos recolectados a través de fotos y videos en el marco de la realización de promociones y rifas que desarrolle IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. (este Dato sólo se le solicitará a Clientes)

  • Datos biométricos recolectados a través de sistemas de videovigilancia

  • Otra información necesaria para el desarrollo de la relación comercial con el cliente

  • Información SARLAFT y/o SAGRILAFT, de acuerdo con las normas nacionales e internacionales sobre la materia

  1. Datos Personales de Empleados y Antiguos Empleados

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. podrá recolectar y Tratar entre otros, los siguientes Datos Personales de sus Empleados (actuales o antiguos):

  • Datos generales de identificación de la persona, y posiblemente de sus familiares, beneficiarios o terceros (referencias personales) como parte de la hoja de vida y carpeta del Empleado, así como datos específicos de identificación, tales como, pero sin limitarse a: nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc.

  • Antecedentes académicos y profesionales, trayectoria, historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.

  • Domicilio, teléfono, correo electrónico, estrato, información tributaria, actividad económica, patrimonio, datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social (Ej.: EPS, IPS, ARL, fechas de ingreso y de retiro, AFP, etc).

  • Datos de naturaleza sensible relacionados con la salud del Empleado entre otros, para los cuales el Empleado podrá optar por otorgar la presente Autorización incluyendo o excluyendo dichos datos sensibles, bajo el cumplimiento del carácter facultativo que tiene el Titular de los datos de otorgar o no este tipo de Datos Personales en específico.

  • Datos biométricos recolectados a través de sistemas de videovigilancia

  • Cualquier otra información inherente que se requiera para el correcto desarrollo de la relación laboral con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.;

  1. Datos Personales de Proveedores y/o Contratistas

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. podrá recolectar -sin limitarse a- los siguientes Datos Personales de sus Proveedores y Contratistas:

  • Nombre(s) y apellido(s)

  • Tipo y número de identificación

  • Dirección electrónica y/o física

  • Empresa o compañía

  • Número de cuenta bancaria y banco de la cuenta

  • Pólizas contratadas

  • Información general y específica sobre sus empleados y/o contratistas

  • Datos biométricos recolectados a través de sistemas de videovigilancia

  • 2 referencia comerciales

  • RUT

  • Cámara de comercio

  • Cédula del representante legal

 

  1. Datos Personales de Personal de Entidades Financieras, Fiduciarias y otras

  • Nombre completo

  • Celular

  • Correo electrónico

  • Sucursal financiera correspondiente

  1. Socios en cuentas de participación

  • Nombre completo

  • Cédula

  • Celular

  • Correo electrónico

  • Cuenta bancaria

  • Datos biométricos recolectados a través de sistemas de videovigilancia

  • Estado civil

  • Dirección de residencia y/o laboral

  1. SOBRE LAS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

    1. Finalidades generales del Tratamiento de Datos Personales

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. y los terceros Encargados autorizados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., realizarán Tratamiento de los Datos Personales de conformidad con las siguientes finalidades:

  1. Ejecutar el objeto social de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. y actividades relacionadas a este, tales como el desarrollo de proyectos inmobiliarios y de inversión, así como las demás líneas de negocio que involucren Tratamiento de los Datos Personales recolectados.

  2. Realizar la segmentación de los Clientes y Potenciales Clientes con el objetivo de generar mejores ofertas y propuestas para éstos.

  3. Garantizar la seguridad de los visitantes a las instalacionesno cualquier otro espacio físico puesto a disposición por parte de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.

  4. Establecer y dar cumplimiento a las obligaciones propias derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con nuestros Clientes, Proveedores y Empleados o Contratistas.

  5. Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y post contractual en el ámbito comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre las partes. 

  6. Garantizar el cumplimiento de cualquier obligación legal y/o requerimiento administrativo o judicial que se pudiere presentar, y dar respuesta o actuar en el marco de procesos judiciales cuando así se requiera. 

  7. Realizar controles y tomar medidas de seguridad para prevenir el fraude en el marco de las relaciones comerciales o jurídicas. 

  8. Administrar los asuntos internos de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. 

  9. Realizar la debida diligencia de verificación de información de Clientes, Proveedores, Empleados, Contratistas, ente otros, entre ellas el cumplimiento de leyes relativas con la prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo.

  10. Incluir los Datos Personales en una o más bases de datos, las cuales serán gestionadas por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. o terceros Encargados para las Finalidades aquí dispuestas. De igual forma, las bases de datos de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. podrán incluir e integrar Datos Personales Transmitidos y/o Transferidos a ésta por terceros Encargados.

  11. Realizar la Transferencia y/o Transmisión nacional y/o internacional de Datos Personales, incluso a terceros países que no tengan un nivel adecuado de protección en los términos dispuestos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  12. Informar sobre cambios sustanciales a esta Política de Privacidad.

  13. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. para dicho efecto.

  14. Cumplir con gestiones relacionadas con la seguridad y protección de las personas que estén involucradas en el desarrollo de obras y demás proyectos de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

  15. Contactar a los Titulares en relación con temas comerciales, laborales, civiles o de cualquier otra índole de acuerdo con su relación contractual con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

  16. Participar de sorteos, premios y ofertas organizadas por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

  1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de Clientes

  1. Almacenar y publicar en redes sociales, páginas web y/o cualquier otro medio idóneo los videos, audios y/o fotografías que sean obtenidos de los Clientes que participen en las promociones y rifas que sean organizadas por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., con el fin de promocionar estas actividades entre otros Clientes y Potenciales Clientes. 

  1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de Candidatos, Empleados y Antiguos Empleados

  1. Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales, y cualquier otra gestión relativa al desarrollo de la relación laboral entre las partes.

  2. Consultar sus antecedentes personales, laborales, disciplinarios, judiciales y/o comerciales, con las siguientes entidades o bases de datos: anteriores empleadores; instituciones de educación en donde haya cursado algún estudio o capacitación; centrales de información crediticia, como TransUnion, Datacredito o cualquier otra entidad que maneje este tipo de información en el país; lista ONU, OFAC o similares; antecedentes disciplinarios; antecedentes judiciales; antecedentes fiscales; y/o cualquier otro antecedente que esté en bases de datos públicas o privadas. Estas consultas podrá realizarlas IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. periódicamente a sus empleados.

  3. Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto (teléfono, email, correo físico, chat, mensajes instantáneos etc.), en relación con la actividad laboral o cualquier actividad relacionada o que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. considere que podría ser de interés de sus Empleados, tales como: información relativa a promociones, productos y servicios de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

  4. Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, para aplicar alivios tributarios, comunicar beneficios, actividades y demás necesarias para que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. cumpla su deber como empleador.

  5. Responder solicitudes del Empleado sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. en razón del vínculo laboral. 

  6. Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.). 

  7. Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes. 

  8. Habilitar su ingreso a las instalaciones físicas de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. y realizar el control de entradas y salidas de las mismas.

  9. Solicitar, capturar, consultar, actualizar, suministrar, reportar, procesar, transmitir, transferir, usar, poner en circulación y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de los Empleados de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., sea positivo o negativo, cuantas veces se requiera, respecto de las transacciones comerciales con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., a las Bases de Datos o centrales de información financiera o crediticia, de Operadores de Información y/o Entidades Financieras residentes o no en Colombia, y/o que presten el mismo servicio o quien represente sus derechos. Con este tratamiento se busca que el comportamiento de las obligaciones de los Empleados sea registrado con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de las obligaciones financieras, comerciales, crediticias y/o de servicios del Cliente. Lo anterior, en cumplimiento de la Ley No. 1266 de 2008 y demás normas aplicables.  

   

  1. Transmitir sus Datos Personales dentro o fuera de Colombia, incluso a países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección, a las Entidades Autorizadas y a terceros Encargados del Tratamiento para la prestación de servicios tales como: cloud computing, contact center, e-mail marketing y/o cualquier otro servicio que se requiera para el desarrollo de sus actividades en relación con la provisión de los productos o servicios de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

 

  1. Transferir sus Datos Personales dentro o fuera de Colombia, incluso a países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección, a terceros, a las Entidades Autorizadas para otros procesos de selección que puedan ser de interés del Titular o a la(s) compañía que a futuro pueda(n) administrar y/o adquirir, total o parcialmente, a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. o alguno de las unidades de negocios o activos de estas. Estos obrarán a su vez como Responsables de los Datos Personales. 

  • Otras finalidades directamente relacionadas con la prestación del servicio o la relación legal o contractual entre las partes y/o aquellas finalidades provenientes de las leyes aplicables a los negocios de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

    1. Derechos que les asisten a los Titulares

Con la aceptación de esta Política, los Titulares de los Datos Personales manifiestan libre, expresa y previamente haber sido informados sobre los derechos que las leyes aplicables les conceden como Titulares de sus Datos Personales, los cuales se enuncian a continuación: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de sus Datos Personales;

  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y Datos Personales;

  4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de Datos Personales que le sea aplicable;

  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de la información y Datos Personales en los términos de Ley y de esta Política; y

  6. Acceder a su información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. cobrará al Titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

  1. Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los Titulares

    1. Personas facultadas para ejercer los derechos de los Titulares

Las siguientes son las personas autorizadas para el ejercicio de los derechos de los Titulares de Datos Personales:

  1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse;

  2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

  3. Por estipulación a favor de otro o para otro; o

  4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

  1. Canales habilitados para presentar consultas, peticiones y reclamos

  1. Información mínima que debe contener cualquier consulta, petición o reclamo

Los siguientes son los datos mínimos que debe contener cualquier consulta, petición o reclamo:

  1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta;

  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante; 

  3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; y

  4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

  1. Procedimiento para atender consultas

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, bajo las siguientes reglas.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

  1. Para realizar consultas se deberán utilizar los medios o canales habilitados.

  2. Independientemente del canal implementado para la atención de consultas, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  1. Procedimiento para atender peticiones y reclamos

Los Titulares y las demás personas autorizadas podrán ejercer a discreción los derechos a rectificar, actualizar o suprimir sus Datos Personales, presentando para ello una petición ante IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.. 

Cuando los Titulares adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

  1. Para realizar peticiones y reclamos relativos al Tratamiento de los Datos Personales se deberán utilizar los canales habilitados, y deberán ser presentados por las personas autorizadas para ello.

  2. Toda petición y/o reclamo deberá contener como mínimo la información señalada en el artículo 15 de la Ley No. 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto No. 1377 de 2013, así como la enunciada arriba en este documento. Además de dicha información, toda petición y/o reclamo deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el Titular. 

  3. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  4. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

  5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los Datos Personales no procederán cuando: 

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan; 

  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; 

  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; o

  4. Para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

El Titular podrá solicitar la supresión y/o revocatoria -parcial o total- de Autorización de sus Datos Personales, las cuales se explican a continuación: 

  1. En caso de la solicitud de supresión y/o revocatoria parcial de los Datos Personales, la misma puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados (como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado), pero se pueden mantienen a salvo otros fines del Tratamiento con los cuales el Titular se encuentre de acuerdo. Por lo anterior, se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme para así proceder a la supresión y/o revocatoria parcial de los Datos Personales. 

  2. Por su parte, la supresión y/o revocatoria total de la Autorización implica que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. deba dejar de Tratar por completo los Datos Personales del Titular, sin perjuicio de las distintas finalidades para las cuales el Titular haya otorgado su Autorización. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. 

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. 

  1. Procedimiento para ejercitar los derechos de Titulares cuyos Datos Personales sean Tratados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. en calidad de Encargado

Si el Titular desea ejercitar sus derechos frente a aquellos Datos Personales recolectados y Tratados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. en calidad de Encargado del Tratamiento, el Titular deberá contactarse directamente con el/los Responsables, a fin de que estos den respuesta de fondo y sin dilación sobre las peticiones o reclamo de los Titulares frente a la protección de sus Datos Personales.

  1. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. conservará los Datos Personales de Clientes, Potenciales Clientes, Candidatos, Empleados (actuales o antiguos), Proveedores, Contratistas, y demás Titulares durante todo el tiempo que subsistan las relaciones contractuales que tenga con estos y hasta por diez (10) años más siguientes a la terminación de la relación jurídica o contractual, conforme al término que sea aplicable para aquellos casos en donde normas paralelas obligan a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a conservar la información personal por un determinado tiempo -mayor o menor-.

  1. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las bases de datos de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares. IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares de los Datos Personales con anterioridad a su recolección, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización. Los Datos Personales de los Titulares se mantendrán en las bases de datos de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. durante el tiempo que los mismos sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el Titular solicite su eliminación total o parcial. 

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la Autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos.

Con su la Autorización a través de cualquiera de los mecanismos enunciados arriba, el Titular de los Datos Personales Autoriza a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a darle Tratamiento, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, almacenar, reproducir, consultar, complementar y actualizar  sus Datos Personales, de forma parcial o total, así como para que Transfiera y/o Transmita dichos Datos Personales a terceros países, incluso a aquellos que no tengan un nivel de protección superior o igual a Colombia, para los fines anteriormente expresados.

El Titular de los Datos Personales declara que cuenta con las facultades suficientes para otorgar la presente Autorización.

Cualquier tercero Encargado autorizado por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a quien se Transmita la información válidamente estará obligado a cumplir con esta Política de Privacidad. 

En cualquier momento el Titular podrá revocar, total o parcialmente, la Autorización otorgada u oponerse al envío de comunicaciones comerciales, solicitándolo expresamente por cualquiera a través de los canales habilitados para ello por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S..

  1. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales Biométricos a través de los sistemas de videovigilancia de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.

Conforme a lo establecido en el Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, la Autorización que otorguen los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales por parte del Responsable del Tratamiento se podrá obtener mediante conductas inequívocas de aquel que permitan concluir de forma razonable que otorgó dicha Autorización. 

En ese sentido, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. obtendrá la Autorización del Tratamiento de Datos Personales de los Titulares recopilados a través de las cámaras de videovigilancia ubicadas en los locales comerciales o lugares donde ofrezca sus servicios. IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. pondrá a disposición de los Titulares en lugares suficientemente visibles el Aviso de Privacidad correspondiente de conformidad con el Decreto 1377 de 2013, que contendrá, como mínimo: (i) que por medio de la vigilancia se están tratando Datos Personales biométricos y que no está obligado a autorizar su Tratamiento; (ii) la información del Responsable del Tratamiento; (iii) el Tratamiento que se dará a los Datos Personales y la finalidad del mismo; (iv) los derechos de los Titulares; y (v) la ubicación de la Política de Privacidad; (v) advertir al Titular que, tras leer el Aviso de Privacidad, e ingresar a las instalaciones, estará autorizando está autorizando el Tratamiento de sus Datos Personales.

Los Datos Personales recolectados a través de cámaras de videovigilancia serán Tratados únicamente con la finalidad de procurar la seguridad de los establecimientos en los que estén instaladas las cámaras, y serán almacenados por el tiempo necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

    1. Transferencia, nacional e internacional, de Datos Personales

Al aceptar esta Política de Privacidad -y por lo tanto Autorizar a IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a Tratar sus Datos Personales- los Titulares Autorizan expresa e inequívocamente que los mismos sean Transferidos por parte de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. a terceros, nacional o internacionalmente, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, caso en el cual IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. recolectará la Autorización necesaria por parte de los Titulares. IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. celebrará con terceros que se encuentren por fuera del territorio nacional un contrato de Transferencia Internacional de Datos Personales en el que se establecerán las condiciones mínimas que garanticen un nivel adecuado de protección a los mismos para aquellos casos en que el flujo de los Datos sea entre IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. como Responsable del Tratamiento y un tercero Encargado.

En cualquier caso, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. se compromete a regular contractualmente los flujos de los Datos Personales que hagan parte de las bases de datos que lidera y es Titular como Responsable del Tratamiento de las mismas. Todo lo anterior, bajo los más altos niveles de protección y cumplimiento de las normas locales correspondientes.

  1. Transmisión, nacional e internacional, de Datos Personales

Cuando IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. o un tercero Encargado autorizado por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. Transmita Datos Personales a un tercero que a su vez sea Encargado del Tratamiento, por fuera de Colombia, se celebrará un contrato de Transmisión entre las partes en el cual se indicarán los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta del IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. para el Tratamiento de los Datos Personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable. El Tratamiento de Datos Personales por parte del Encargado será bajo el control y responsabilidad de IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. Mediante dicho contrato el Encargado del Tratamiento se obligará a Tratar los Datos conforme a las normas colombianas en materia de protección de Datos Personales, y de conformidad con lo establecido en la presente Política de Privacidad. En todo caso el Tratamiento que realice el Encargado se sujetará a las Finalidades establecidas por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.

  1. SOBRE LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La protección, seguridad y confidencialidad de la información y Datos Personales de nuestros Cliente, Empleados, Proveedores, Empleados, Contratistas u otros Titulares cuyos Datos Personales recolectemos es de vital importancia, por lo que contamos con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción, y cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y los Datos Personales, independientemente del medio o formato donde se encuentren, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que éstos sean transmitidos, para lo cual IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Administrador de la Base de Datos velará por su seguridad y vigilará la debida aplicación de la Política de Privacidad.

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a las Bases de Datos y a los sistemas de información. Cualquier otra medida, norma o procedimiento pertinente podrá implementarse en aras de garantizar la seguridad de los Datos Personales, conforme a las exigencias de la Ley y del Principio de Responsabilidad Demostrada.

Para asegurar la efectiva prestación de sus servicios, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. podrá contratar con terceros bienes o servicios tendientes a la correcta ejecución de sus obligaciones legales y contractuales. Los terceros contratados por IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. para la ejecución de sus obligaciones están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a esta Política de Privacidad, a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. 

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. conservará bajo los términos de seguridad y confidencialidad aquí descritos y para las finalidades señaladas en este documento, los Datos Personales de los Clientes, Proveedores y Empleados Contratistas y otros Titulares de Datos Personales durante todo el tiempo en que subsistan las obligaciones contractuales y por diez (10) años más siguientes a su desvinculación con IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S.. La supresión o eliminación de la información personal exigida por cualquier Titular en el ejercicio de su derecho de habeas data se someterá a políticas y procedimientos de gestión de la seguridad de la información incluyendo Datos Personales de la compañía, en cualquier caso, de esta manera, la solicitud será gestionada con absoluta diligencia y transparencia frente al Titular.

  1. DATOS PERSONALES SENSIBLES

Para el desarrollo se su objeto social y la prestación de sus servicios, es posible que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. necesite realizar Tratamiento respecto de Datos Personales Sensibles. Así, conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley No. 1581 de 2012, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. sólo Tratará Datos Personales Sensibles siempre y cuando cuente con la debida Autorización del Titular para ello. En cualquier caso, se informa al Titular que por tratarse de Datos Personales Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

Al dar su Autorización, el Titular estará aceptando que sus Datos Personales Sensibles sean Tratados para las finalidades descritas en la presente Política. 

En el marco de la gestión de los Datos Personales Sensibles, IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. tomará las medidas necesarias para la protección de la seguridad y confidencialidad de su información, conforme a lo dispuesto en el capítulo sobre seguridad y confidencialidad. 

  1. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. no recolecta ni Trata los Datos Personales de menores de 18 años. En caso de que IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. llegue a realizar Tratamiento de este tipo de Datos Personales, solicitará la debida autorización de los representantes legales de los menores y tratará los datos personales de estos de conformidad con el principio de interés superior del menor. Si IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. se percata de que por error está recolectando o Tratando Datos Personales de menores de 18 años, procederá inmediatamente con la eliminación de esta información de sus Bases de Datos.

  1. ENTRADA EN VIGENCIA, VERSIÓN Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

IMPACTO LEGAL ESTRATÉGICO S.A.S. se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y sin previo aviso la presente Política de Privacidad. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la Página Web y/o por medio de correo electrónico.

La última actualización realizada a esta Política de Privacidad fue el 19 de diciembre de 2023, fecha a partir de la cual es aplicable.

Al Aceptar, mediante cualquiera de los mecanismos de Autorización descritos arriba o cualquier otro que resulte legítimo y aceptable, el Titular habrá aceptado íntegramente nuestra Política de Privacidad.

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